Chính thức triển khai hệ thống E-Office giai đoạn 2 - Số hóa tri thức và quản lý tài liệu

Kết quả triển khai hệ thống E-office giai đoạn 1 - Quản lý văn bản & số hóa quy trình

Dự án Văn phòng điện tử (E - Office) giai đoạn 1 đã triển khai thành công và đưa vào sử dụng thực tế tại hầu hết đơn vị trong toàn Tập đoàn. Hệ thống đã hỗ trợ các CBNV trong việc quản lý văn bản và rút ngắn thời gian xử lý văn bản, quy trình.

Sau gần 1 năm sử dụng, anh Phạm Trần Đức - Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát chia sẻ: Anh thường xuyên sử dụng hệ thống để trình ký văn bản, làm quy trình thanh toán, nghỉ phép, v.v... Trong trường hợp người phê duyệt đi công tác vẫn có thể ký online trên hệ thống. Việc này giúp công việc của anh giải quyết nhanh chóng hơn so với cách làm truyền thống. Ngoài ra, việc chuyển cách quản lý tài liệu từ bản cứng sang điện tử giúp anh tìm kiếm tài liệu nhanh và dễ dàng hơn.

Chị Nguyễn Thị Sự - Công ty CP Xây dựng & Phát triển Đô thị Hòa Phát cũng thường xuyên sử dụng hệ thống E-Office để trình ký văn bản, đề nghị cung cấp văn phòng phẩm và xác nhận đi sớm về muộn. Theo chị, hệ thống giúp chị dễ dàng theo dõi tiến độ công việc hơn khi biết được quy trình đang tới bước nào, thuận tiện hơn nhiều so với trước đây.

Triển khai hệ thống E-Office giai đoạn 2 – Số hóa tri thức & quản lý tài liệu

Trong cuộc khảo sát cuối năm 2023, nhiều Đơn vị thuộc Tập đoàn hiện chưa có quy trình quản lý tài liệu cụ thể, chưa quản lý tập trung, dẫn tới dễ xảy ra thất lạc, mất tài liệu và gây khó khăn trong việc tìm kiếm, tra soát.

Để khắc phục vấn đề này, Tập đoàn triển khai dự án E-Office giai đoạn 2 - Số hóa tri thức và Quản lý tài liệu. Trong đó, thực hiện xây dựng hệ thống quản lý nội dung tài liệu số (Digital Content Management - DCM) - giải pháp cho phép lưu trữ, phân loại, tra cứu, quản lý tài liệu tập trung trên nền tảng số. Dự án sẽ giúp các đơn vị trong Tập đoàn có một hệ thống lưu trữ tài liệu chung, giảm thiểu rủi ro thất lạc, đồng thời tăng cường khả năng tìm kiếm thông tin và chia sẻ tài liệu trong công việc. 

 Hệ thống DCM  thử nghiệm tại Công ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất 

Một số tính năng sẽ triển khai trong dự án E-Office giai đoạn 2:

 Tra cứu văn bản theo nhiều chiều 

 Hiển thị văn bản theo cây lĩnh vực 

  Tính năng hiển thị nội dung văn bản giúp người xem dễ dàng tìm được nội dung cần tìm thông qua các tiện ích như: điều hướng theo đầu mục trên nội dung, có liên kết đến các văn bản và nội dung liên quan, thiết lập các câu hỏi đáp (Q&A) thường gặp trên từng nội dung cần công bố 

 Tính năng tìm kiếm văn bản theo từ khóa: hỗ trợ người dùng tìm kiếm theo từ khóa, gợi ý các từ khóa liên quan, thường dùng, xem trước được văn bản, tô màu nội dung và di chuyển tới vị trí có kết quả phù hợp, hỗ trợ cá nhân hóa tìm kiếm 

Thời gian dự kiến triển khai giai đoạn 2