Theo Cẩm nang Chuyển đổi số của Bộ Thông tin & Truyền thông:
- Chuyển đổi số là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa, là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số, dữ liệu số.
- Tin học hóa là việc số hóa quy trình nghiệp vụ đã có mà không làm thay đổi quy trình & mô hình hoạt động. Khi tin học hóa ở mức cao, dẫn đến thay đổi quy trình hoặc thay đổi mô hình hoạt động thì gọi là Chuyển đổi số.

Trong giai đoạn hiện tại, hoạt động chuyển đổi số của Tập đoàn Hòa Phát đang tập trung vào quá trình Tin học hóa toàn Tập Đoàn bao gồm công tác chuẩn hóa, số hóa quy trình nghiệp vụ tại các Đơn vị & tối ưu hoạt động dựa trên dữ liệu & các công tác truyền thông tới Ban lãnh đạo & Cán bộ nhân viên về tư duy & cách thức làm việc mới, ứng dụng Công nghệ trong Quản trị, hoạt động quản trị và sản xuất kinh doanh toàn Tập Đoàn.

Với sự phát triển vượt bậc của Công nghệ những năm gần đây, Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp như:
1. Tăng năng suất lao động và giảm chi phí vận hành
2. Tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường
3. Mở rộng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài

Do vậy, Tập Đoàn đã đưa ra Chiến lược đầu tư vào Chuyển đổi số, thể hiện cam kết mạnh mẽ của Ban Lãnh đạo nhằm cập nhật Công nghệ và phương pháp mới vào tất cả các hoạt động của Tập Đoàn.

Lộ trình triển khai Chuyển đổi số của Tập Đoàn gồm 3 Giai đoạn chính:
Giai đoạn 01: Xây dựng nền tảng hạ tầng & Quản trị
Giai đoạn 02: Khai thác số hóa hiệu quả cho Quản trị, Vận hành & Sản xuất
Giai đoạn 03: Quản trị & điều hành toàn diện bằng Dữ liệu

Hiện tại Tập Đoàn đang triển khai Giai đoạn 1 với việc tập trung hoàn thiện nền tảng hạ tầng, triển khai hệ thống Văn phòng Điện tử và Quản trị Nguồn nhân lực Toàn Tập Đoàn.

Ngày 06/07/2021, Ban Dự án Triển khai Chuyển đổi số được thành lập.
Ngày 12/04/2022, Bộ phận Chuyển đổi số thuộc Ban Công Nghệ & Chuyển đổi số (IT&DX) được thành lập, đảm bảo việc triển khai hiệu quả lộ trình Chuyển đổi số đã được duyệt.

Để chuyển đổi số thành công, ngoài tầm nhìn & chiến lược rõ ràng về Chuyển đổi số, Hòa Phát cần áp dụng các dư duy phù hợp về Chuyển đổi số, bao gồm:
1. Tư duy Khách hàng là trọng tâm: Cách thức kinh doanh tập trung vào tạo ra những trải nghiệm tích cực cho khách hàng thông qua sản phẩm & dịch vụ mà Tập Đoàn cung cấp.
2. Tư duy cải tiến liên tục: Tìm kiếm và thực hiện những cải tiến nhỏ nhưng thường xuyên trong quá trình sản xuất, kinh doanh hay quản lý doanh nghiệp.
3. Tư duy hợp tác mở: Khuyến khích sự hợp tác và chia sẻ kiến thức giữa các cán bộ nhân viên trong Doanh nghiệp.

Trong thời điểm hiện tại, Tập đoàn đang tập trung vào một số lĩnh vực sau:
1. Xây dựng nhà máy thông minh, tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao năng suất
2. Triển khai đồng bộ dự án Văn phòng điện tử (E-Office), hướng tới văn phòng không giấy; Triển khai đồng bộ hệ thống Mobile App E-office trong toàn Tập đoàn
3. Hoàn thiện chuẩn hóa và số hóa dự án quản trị nhân sự toàn tập đoàn

I. Dự án triển khai toàn Tập đoàn:
1. Microsoft Office 365
2. Văn phòng điện tử E-office
3. Chuẩn hóa và số hóa hệ thống Quản trị Nguồn nhân sự toàn Tập đoàn
4. Các dự án hạ tầng trong Tập Đoàn

II. Dự án triển khai tại Công ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất:
1. Triển khai SAP ERP (Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - SAP)
2. Báo cáo thông minh SAC - BI (Báo cáo thông minh - SAC)
3. Hệ thống quản lý nguồn năng lượng EMS

III. Dự án triển khai tại Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát:
1. Ứng dụng hệ thống Quản trị sản xuất LEAN

Trong năm 2023, kế hoạch triển khai Chuyển đổi số của Tập Đoàn bao gồm:
1. Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng Công nghệ thông tin.
2. Hoàn thiện Giai đoạn 01 của hệ thống Văn phòng Điện tử toàn Tập đoàn (Quản lý Văn bản và Số hóa Quy trình).
3. Triển khai Hệ thống phần mềm Quản trị Nhân sự toàn Tập Đoàn.
4. Nâng cấp phần mềm Quản lý Mã Vật tư.
5. Ứng dụng một số phương pháp/ công cụ mới, giúp tăng hiệu quả, hiệu suất công việc theo Chuyên đề (Báo cáo Power BI, Quản trị Lean, v.v…)

E-Office là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho Doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, số hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới văn phòng không giấy (paperless office) thay thế cho hình thức xử lý công việc trên giấy tờ truyền thống.

Tính tới 16/10/2023, Giai đoạn 1 của Dự án đã triển khai xong tại Văn phòng Tập đoàn & 15 Công ty Cấp 2/ 18 công ty Cấp 2 tại Tập đoàn, bao gồm:
- Công ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất

- Công ty TNHH Thép Hòa Phát Hưng Yên:
+ Chi nhánh tại Bình Dương
+ Chi nhánh tại Đà Nẵng
+ Công ty TMDV Nhơn Trạch
+ Công ty MTV Bình Định

- Công ty CP Thép Hòa Phát Hải Dương

- Công ty CP Đầu tư khoáng sản An Thông

- Công ty CP Vận tải Biển Hòa Phát

- Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát

- Công ty TNHH Tôn Hòa Phát

- Công ty TNHH Chế tạo kim loại Hòa Phát:
+ Công ty Thép dây
+ Công ty Thép Dự ứng lực
+ Công ty Phụ kiện cơ khí

- Công ty TNHH Phát triển chăn nuôi Hòa Phát:
+ Công ty chăn nuôi Hòa Yên
+ Công ty Chăn nuôi Lạc Thủy
+ Công ty Chăn nuôi Sơn Động
+ Công ty Chăn nuôi Thái Thụy
+ Công ty Chăn nuôi Hòa Phước

- Công ty TNHH Thương mại Hòa Phát:
+ Công ty Chăn nuôi Việt Hùng
+ Công ty Chăn nuôi Đồng Phát
+ Công ty Chăn nuôi Quảng Bình

- Công ty TNHH Gia cầm Hòa Phát

- Công ty CP Xây dựng & Phát triển Đô thị Hòa Phát:
+ Công ty Xây dựng Long Việt
+ Công ty Quản lý hạ tầng KCN Hòa Mạc
+ Công ty Phát triển hạ tầng KCN Hưng Yên
+ Công ty Golden Gain
+ Công ty Vận tải và Dịch vụ Thương mại
+ Công ty Đầu tư và Dịch vụ

- Công ty CP Bất động sản Hòa Phát Hà Nội

- Công ty CP Bất động sản Hòa Phát Sài Gòn

- Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát

Để cập nhật chữ ký số trên văn phòng điện tử E-office, người dùng có thể đọc "Hướng dẫn cập nhật hình ảnh chữ ký" trên văn phòng điện tử tại "Chương 0".

Hệ thống văn phòng điện tử hiện tại chỉ hỗ trợ tài liệu ký số khi chọn mục tài liệu ký chính, nếu người dùng chọn các tài liệu tham khảo thì sẽ không được hỗ trợ chữ ký số

Trong luồng trình ký này, số key chữ ký cần đặt là 5 key, bao gồm: Người tạo luồng (1), ba cấp xem xét (3) và một cấp phê duyệt (1).

Hình thức chọn người ký song song cho phép chọn nhiều người cùng ký trong một bước của luồng trình ký, và để sang bước tiếp theo thì tất cả những người được chọn trong hình thức phải ký xong.
Hình thức chọn người ký tuần tự thì những đối tượng được chọn thực hiện việc ký tuần tự theo thứ tự người tạo yêu cầu lựa chọn. Người này ký xong mới chuyển sang người khác.

Trong phân hệ văn bản, khi văn bản không được gửi tới đúng địa chỉ người nhận, người dùng cần kiểm tra lại một số mục dưới đây:
- Kiểm tra lại mục "Phạm vi ban hành" và "Cá nhân/Phòng ban nội bộ": Phạm vi ban hành là phạm vi áp dụng thực tế của văn bản khi văn bản có hiệu lực. Để lựa chọn người hay phòng ban nhận văn bản nhằm mục đích kiểm duyệt, ký hoặc xem thì người dùng cần chọn vào mục "Cá nhân/phòng ban nội bộ"
- Kiểm tra lại mục "Đơn vị nội bộ nhận văn bản điện tử": Để đơn vị có thể nhận được văn bản, người dùng cần di chuyển các đơn vị được chọn từ cột bên trái sang cột bên phải của màn hình.

Đối với công tác phê duyệt văn bản, trên tài khoản E-office của người dùng sẽ xuất hiện thêm một số nút chức năng, trong đó có "CHUYỂN XỬ LÝ" và "YÊU CẦU HIỆU CHỈNH". Nút chức năng "CHUYỂN XỬ LÝ" có nghĩa là ủy quyền cho người được chuyển xử lý có toàn quyền phê duyệt ở bước đó, "YÊU CẦU HIỆU CHỈNH" có chức năng hỗ trợ soạn yêu cầu hiệu chỉnh trả lại bước trước khi yêu cầu cần duyệt có vấn đề.

- Mobile App E-office là phiên bản tối ưu trên thiết bị di động của ứng dụng E-office
- Dành cho toàn cán bộ nhân viên Tập đoàn Hòa Phát có tài khoản E-office

Mobile App E-office đã được hoàn thiện và đưa vào sử dụng trong toàn Tập đoàn:
- Link tải App cho hệ điều hành Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.hoaPhat.HoaPhatEoffice
- Link tải App cho hệ điều hành IOS:
https://apps.apple.com/us/app/h%C3%B2a-ph%C3%A1t-eoffice/id6447832458

Người dùng chỉ có thể xem và phê duyệt văn bản, quy trình và lịch họp, không thể tạo mới văn bản hay tạo mới yêu cầu trên Mobile App