Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.

- Số hóa: Số hóa là việc tạo ra các con số để mô tả và biểu diễn các thực thể, tức là tạo ra dữ liệu hay phiên bản số của các thực thể.
- Tin học hóa: hay còn gọi là ứng dụng công nghệ thông tin, là việc số hóa quy trình nghiệp vụ đã có. Thông thường, tin học hóa không làm thay đổi quy trình đã có hoặc mô hình hoạt động đã có. Khi tin học hóa ở mức cao, dẫn đến thay đổi quy trình hoặc thay đổi mô hình hoạt động, thì gọi là chuyển đổi số.
- Công nghệ số: là công nghệ xử lý tín hiệu số, là một trong các nhóm công nghệ chính của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, với đại diện là công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo, chuỗi khối, thực tế ảo,…
- Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (Công nghiệp 4.0): Cách mạng công nghiệp xảy ra khi có đột phá lớn về công nghệ dẫn đến các thay đổi sâu sắc trong sản xuất và xã hội. Cách mạng công nghiệp lần thứ tư được cho là bắt đầu từ thập kỷ này với các đột phá và cộng hưởng của các công nghệ số và tạo ra sản xuất thông minh.

Với một tổ chức, vì là sự thay đổi, nên trước tiên đó là việc của lãnh đạo, của người đứng đầu, vì nếu không thì không ai dám làm và có thể làm. Vì là tổng thể và toàn diện nên đó là việc của tất cả mọi thành viên trong tổ chức.
Đối với mỗi Cán bộ nhân viên (CBNV): Tham gia chuyển đổi số là chủ động thay đổi tư duy làm việc, sẵn sàng tiếp nhận công nghệ mới, tuân thủ quy trình số hóa và tích cực đóng góp ý kiến để hoàn thiện hệ thống chung.

Chuyển đổi số nên được bắt đầu càng sớm càng tốt. Việc chậm trễ có thể khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh và cơ hội phát triển trong môi trường kinh doanh số hóa hiện nay.

Chuyển đổi số chỉ thành công khi trở thành chiến lược cốt lõi, thay vì là nỗ lực riêng biệt, chuyển đổi số phải bao trùm lên mọi hoạt động, mọi bước đi của tổ chức. Việc chọn cái gì để chuyển đổi trước thì có thể theo thứ tự sau:
- Đầu tiên, cái nào bắt buộc phải làm, không hối tiếc khi chuyển đổi thì làm trước.
- Tiếp đến, cái nào lên môi trường số thì hiệu quả vượt trội.
- Sau cùng, cái nào lên môi trường số thì có thể tạo ra các dịch vụ, giá trị mới.

Khó khăn lớn nhất của chuyển đổi số là thay đổi thói quen.
Thách thức lớn nhất của chuyển đổi số là có nhận thức đúng.
Loài người đã quen với môi trường thực nhiều thế kỷ. Chuyển lên môi trường số là thay đổi thói quen. Thay đổi thói quen là việc khó. Thay đổi thói quen là việc lâu dài. Thay đổi thói quen ở một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào quyết tâm của người đứng đầu.
Chuyển đổi số là chuyện chưa có tiền lệ, vì vậy, nhận thức đúng là việc khó. Nhận thức đúng về chuyển đổi số còn phải đặt trong bối cảnh cụ thể của một tổ chức. Chuyển đổi số là vấn đề nhận thức chứ không phải chỉ là vấn đề công nghệ, là chuyện dám làm hay không dám làm của người lãnh đạo.

Bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để chuyển đổi số thành công và bền vững, đồng thời là phần xuyên suốt, không thể tách rời của chuyển đổi số. Mọi thiết bị, sản phẩm, phần mềm, hệ thống thông tin, dự án đầu tư về công nghệ thông tin đều có cấu phần bắt buộc về an toàn, an ninh mạng ngay từ khi thiết kế.

Đối với CBNV, cần lưu ý về một số hoạt động lừa đảo giao dịch thông qua email:
1. Khi thực hiện giao dịch có xác thực qua Email: cần xác thực thông tin giao dịch (số tài khoản ngân hàng, tên tài khoản giao dịch…) thông qua các hình thức xác thực khác để đảm bảo đúng thông tin giao dịch đã nhận qua Email.
2. Nếu anh/chị nhận được email nghi ngờ là lừa đảo, vui lòng không trả lời, không nhấp vào bất kỳ liên kết nào và không mở bất kỳ tệp đính kèm nào.
3. Khi phát hiện mình đã nhấp vào link hoặc mở tệp đính kèm không tin cậy, cần liên hệ ngay với Phòng CNTT – Ban IT&DX để xử lý.
4. Báo cáo email lừa đảo cho Ban Công nghệ và Chuyển đổi số xử lý.
5. Xóa email lừa đảo khỏi hộp thư của anh/chị

Trong giai đoạn hiện tại (2026), hoạt động Chuyển đổi số của Tập đoàn Hòa Phát đang tập trung vào quá trình Tin học hóa toàn diện, bao gồm:
- Công tác chuẩn hóa, số hóa quy trình nghiệp vụ tại các Đơn vị.
- Tối ưu hoạt động dựa trên dữ liệu.
- Truyền thông tới Ban Lãnh đạo & Cán bộ nhân viên về tư duy & cách thức làm việc mới.
- Ứng dụng Công nghệ trong Quản trị, hoạt động quản trị và sản xuất kinh doanh toàn Tập đoàn.

Với sự phát triển vượt bậc của Công nghệ những năm gần đây, Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp như:
1. Tăng năng suất lao động và giảm chi phí vận hành.
2. Tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.
3. Mở rộng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.
Do vậy, Tập đoàn đã đưa ra Chiến lược đầu tư vào Chuyển đổi số, thể hiện cam kết mạnh mẽ của Ban Lãnh đạo nhằm cập nhật Công nghệ và phương pháp mới vào tất cả các hoạt động của Tập đoàn.

Lộ trình triển khai Chuyển đổi số của Tập đoàn gồm 3 Giai đoạn chính:
- Giai đoạn 01: Xây dựng nền tảng hạ tầng & Quản trị.
- Giai đoạn 02: Khai thác số hóa hiệu quả cho Quản trị, Vận hành & Sản xuất.
- Giai đoạn 03: Quản trị & điều hành toàn diện bằng Dữ liệu.
Hiện tại (2026), Tập đoàn đang đẩy mạnh triển khai Giai đoạn 2, đồng thời hoàn thiện các cấu phần nâng cao của hệ thống Văn phòng Điện tử và Quản trị Nguồn nhân lực Toàn Tập đoàn.

- Ngày 06/07/2021: Ban Dự án Triển khai Chuyển đổi số được thành lập.
- Ngày 12/04/2022: Bộ phận Chuyển đổi số thuộc Ban Công Nghệ & Chuyển đổi số (IT&DX) được thành lập, đảm bảo việc triển khai hiệu quả lộ trình Chuyển đổi số đã được duyệt.

Trong thời điểm hiện tại, Tập đoàn đang tập trung vào một số lĩnh vực sau:
1. Xây dựng nhà máy thông minh, tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao năng suất
2. Triển khai Văn phòng điện tử (E-Office) giai đoạn 2 hướng tới số hóa kho tri thức chung toàn Tập đoàn
3. Hoàn thiện chuẩn hóa và số hóa quản trị nhân sự toàn tập đoàn

Tính đến năm 2026, công tác Chuyển đổi số tại Tập đoàn đã đạt được những kết quả tích cực:
- Hệ thống Văn phòng điện tử (E-Office) Quản lý Văn bản và Số hoá Quy trình đã được áp dụng rộng rãi, giúp rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt và in ấn văn bản giấy.
- Hệ thống Quản trị nhân sự: Khung quy chế lương và chính sách phúc lợi mới đã chính thức được áp dụng trên toàn Tập đoàn, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong văn hoá đãi ngộ của Hoà Phát
- Nền tảng hạ tầng công nghệ được nâng cấp đồng bộ, đảm bảo tính an toàn và ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tập đoàn thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo nhằm nâng cao năng lực số cho CBNV, bao gồm:
- Đào tạo và chia sẻ các chương trình về Chuyển đổi số và An toàn thông tin ( Power BI, Excel, các công cụ AI...)
- Hướng dẫn sử dụng các phần mềm nghiệp vụ (E-Office, HRM, ERP...).

Tập đoàn khuyến khích CBNV tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ mới, bao gồm AI, để nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, việc sử dụng cần tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin:
- Không đưa dữ liệu nội bộ, bí mật kinh doanh lên các công cụ AI công cộng.
- Sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ, CBNV vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả công việc.

E-Office là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho Doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, số hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới văn phòng không giấy (paperless office) thay thế cho hình thức xử lý công việc trên giấy tờ truyền thống.

'Lộ trình triển khai dự kiến chia thành 3 giai đoạn chính:
- Giai đoạn 1 (triển khai năm 2023): Quản lý Văn bản và Số hóa quy trình
- Giai đoạn 2 (triển khai năm 2024): Số hóa tri thức và quản lý tài liệu
- Giai đoạn 3 (triển khai năm 2025): Quản lý công việc

Dự án Văn phòng điện tử (E-Office) giai đoạn 1 - Quản lý văn bản & số hóa quy trình đã triển khai thành công và đang được sử dụng thực tế tại hầu hết đơn vị trong toàn Tập đoàn.
Hiện tại, E-Office tiếp tục triển khai giai đoạn 2 module Tài liệu tri thức​, tập trung số hóa và chuẩn hóa thư viện tài liệu chung.

Để truy cập vào hệ thống E-Office, thực hiện theo các thông tin sau:
- Đường dẫn truy cập: https://login.hoaphat.com.vn/adfs/ls?wa=wsignin1.0&wtrealm=urn%3ahp%3aeoffice&wctx=https%3a%2f%2feoffice.hoaphat.com.vn%2ftd%2f_layouts%2f15%2fAuthenticate.aspx%3fSource%3d%252Ftd%252Fdefault%252Easpx
- Thông tin đăng nhập: Sử dụng tài khoản E-Office do Phòng Tổ chức cung cấp.

Vui lòng ghi lại thời gian và mô tả lỗi, sau đó liên hệ với Mr. Trần Minh Lộc - Ban IT&DX - Máy lẻ 6693 để được hỗ trợ.

Để cập nhật chữ ký số trên văn phòng điện tử E-office, người dùng có thể đọc tài liệu HDSD "Cập nhật hình ảnh chữ ký" trên E-Office tại: https://eoffice.hoaphat.com.vn/td/vanban/UserGuide/Forms/AllItems.aspx

Hệ thống văn phòng điện tử chỉ hỗ trợ ký số khi chọn loại tài liệu "Văn bản chính" và "Tài liệu ký kèm theo". Các loại tài liệu khác sẽ không được hỗ trợ chữ ký số.

Trong luồng trình ký này, số key chữ ký cần đặt là 5 key, bao gồm: Người tạo luồng (1), ba cấp xem xét (3) và một cấp phê duyệt (1).

Trong phân hệ văn bản, khi văn bản không được gửi tới đúng địa chỉ người nhận, người dùng cần kiểm tra lại một số mục dưới đây:
- Kiểm tra lại mục "Phạm vi ban hành" và "Cá nhân/Phòng ban nội bộ": Phạm vi ban hành là phạm vi áp dụng thực tế của văn bản khi văn bản có hiệu lực. Để lựa chọn người hay phòng ban nhận văn bản nhằm mục đích kiểm duyệt, ký hoặc xem thì người dùng cần chọn vào mục "Cá nhân/phòng ban nội bộ"
- Kiểm tra lại mục "Đơn vị nội bộ nhận văn bản điện tử": Để đơn vị có thể nhận được văn bản, người dùng cần di chuyển các đơn vị được chọn từ cột bên trái sang cột bên phải của màn hình.

Hình thức chọn người ký song song cho phép chọn nhiều người cùng ký trong một bước của luồng trình ký, và để sang bước tiếp theo thì tất cả những người được chọn trong hình thức phải ký xong.
Hình thức chọn người ký tuần tự thì những đối tượng được chọn thực hiện việc ký tuần tự theo thứ tự người tạo yêu cầu lựa chọn. Người này ký xong mới chuyển sang người khác.

Đối với công tác phê duyệt văn bản, trên tài khoản E-office của người dùng sẽ xuất hiện thêm một số nút chức năng, trong đó có "CHUYỂN XỬ LÝ" và "YÊU CẦU HIỆU CHỈNH". Nút chức năng "CHUYỂN XỬ LÝ" có nghĩa là ủy quyền cho người được chuyển xử lý có toàn quyền phê duyệt ở bước đó, "YÊU CẦU HIỆU CHỈNH" có chức năng hỗ trợ soạn yêu cầu hiệu chỉnh trả lại bước trước khi yêu cầu cần duyệt có vấn đề.

'- Mobile App E-office là phiên bản tối ưu trên thiết bị di động của ứng dụng E-office
- Dành cho toàn cán bộ nhân viên Tập đoàn Hòa Phát có tài khoản E-office

Mobile App E-office đã được hoàn thiện và đưa vào sử dụng trong toàn Tập đoàn:
- Link tải App cho hệ điều hành Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.hoaPhat.HoaPhatEoffice
- Link tải App cho hệ điều hành IOS:
https://apps.apple.com/us/app/h%C3%B2a-ph%C3%A1t-eoffice/id6447832458

Người dùng chỉ có thể xem và phê duyệt văn bản, quy trình và lịch họp, không thể tạo mới văn bản hay tạo mới yêu cầu trên Mobile App

Để tra cứu văn bản, người dùng thao tác theo 3 bước sau:
- Bước 1: Chọn vị trí tìm kiếm. Có thể nhập nhanh từ khóa vào thanh Tìm kiếm ở góc trên màn hình Trang chủ để quét toàn bộ hệ thống, hoặc vào menu Văn bản và chọn đúng tệp cần tìm (Văn bản đến, Văn bản đi, Văn bản của tôi...).
- Bước 2: Nhập thông tin cần tra cứu (Số ký hiệu, trích yếu, tên người gửi) và thiết lập thêm các bộ lọc phụ (Thời gian, Loại văn bản, Tình trạng) để hệ thống thu hẹp kết quả.
- Bước 3: Bấm nút Tìm hoặc biểu tượng kính lúp để xem danh sách hiển thị.
Lưu ý để tìm kết quả chuẩn xác:
- Bỏ tích ô Tìm chính xác từ khóa nếu chỉ nhớ một vài từ rời rạc.
- Hệ thống chỉ trả về các văn bản mà tài khoản của người dùng được phân quyền xem (tự soạn, nằm trong luồng duyệt hoặc được chia sẻ).

Phần mềm quản trị nhân sự là một hệ thống được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Từ việc tuyển dụng, chấm công, đến quản lý hiệu suất và phúc lợi, phần mềm này giúp tự động hóa và cải thiện hiệu quả công việc của bộ phận nhân sự

'1. Quản lý Tổ chức và Hoạch định nhân sự: cho phép xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty, thiết lập các mối quan hệ trong tổ chức và hoạch định nguồn lực theo từng vị trí.
2. Quản lý Thông tin Nhân sự: cho phép lưu trữ và quản lý tất cả các thông tin cá nhân, hợp đồng, lương, thưởng, kinh nghiệm, trình độ, năng lực,... của nhân viên.
3. Quản lý Chấm công và Tính Lương: phần mềm HRM giúp theo dõi thời gian chấm công của các nhân viên, xử lý phụ cấp, phép năm, bảo hiểm, thuế và tự động hóa quy trình tính lương.
4. Quản lý Tuyển dụng: hỗ trợ quản lý quá trình tuyển dụng nhân viên, từ việc đăng tuyển, đánh giá hồ sơ ứng viên, phỏng vấn, gửi thư mời/cảm ơn, cho đến tiếp nhận nhân sự mới.
5. Quản lý Đào tạo: giúp quản lý kế hoạch đào tạo, các khóa học, lịch sử tham gia khóa học và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
6. Quản lý Đánh giá: giúp thiết lập mục tiêu, quản lý hiệu suất của nhân sự và đánh giá khung năng lực theo từng vị trí công việc - nền tảng để xây dựng kế hoạch đào tào, lộ trình công danh và kế hoạch kế nhiệm.
7. Báo cáo quản trị và dashboard: hỗ trợ tạo báo cáo liên quan đến công tác quản lý nhân sự và phục vụ Ban Lãnh đạo ra quyết định trên các số liệu tin cậy, kịp thời
8. Dịch vụ nhân sự trực tuyến: cung cấp các dịch vụ nhân sự thông qua cổng thông tin Portal/Mobile app như: đăng ký nghỉ phép, OT, xem bảng công, bảng lương, thông báo/tin tức của công ty,..

Lộ trình triển khai:
- Giai đoạn 1: Quản lý Tổ chức và Hoạch định nhân sự, Quản lý Thông tin Nhân sự
- Giai đoạn 2: Quản lý chấm công, Tính lương & Quản lý Tuyển dụng, Đào tạo
Các nội dung khác như: Cổng thông tin nhân sự (Protal), Mobile app, tích hợp hệ thống, báo cáo quản trị và dashboard sẽ được triển khai đồng thời trong cả 2 Giai đoạn.

Đến hết năm 2025, hệ thống đã hoàn thành triển khai giai đoạn 1 với phân hệ Quản lý Cơ cấu tổ chức & Quản lý Hồ sơ nhân sự và đưa vào vận hành chính thức toàn Tập đoàn
Hệ thống tiếp tục giai đoạn 1.5 bổ sung tính năng cho module Hồ sơ nhân sự, xây dựng quy trình, phê duyệt online và mở rộng các tính năng cho giai đoạn 1.

Hiện tại, hệ thống HRM chỉ mở cho Ban lãnh đạo và các cán bộ Phòng/Ban Nhân sự sử dụng. Hệ thống chưa triển khai cho các CBCNV sử dụng.

Thông tin truy cập cho Ban lãnh đạo và các cán bộ Phòng/Ban nhân sự:
- Đường dẫn: https://hr.hoaphat.com.vn/
- Tài khoản đăng nhập: tài khoản Microsoft office 365
- Mật khẩu: mật khẩu Microsoft office 365

Kiểm tra kết nối mạng và chắc chắn rằng bạn truy cập đúng đường link, nhập đúng tên đăng nhập/mật khẩu.
Nếu vẫn không được, liên hệ Mr. Vũ Quang Minh - Ban IT&DX - Máy lẻ: 6687/4090 để được hỗ trợ.