Agile – Mô hình quản lý thích nghi với sự thay đổi
Trước khi Uber ra đời, mấy ai nghĩ đến việc có thể đặt một chiếc taxi chỉ bằng vài thao tác đơn giản trên điện thoại với mức độ uy tín cao hơn nhiều so với mô hình taxi truyền thống. Càng ngày, tác động của cách mạng công nghiệp mới lên cuộc sống con người càng lớn, với sự trỗi dậy của Trí tuệ Nhân tạo (AI) như ChatGPT hay BingChat. Tác động đó đã thúc đẩy các tổ chức lớn cải tiến bộ máy vận hành từ truyền thống sang mô hình “nhanh nhẹn”, linh hoạt, thích ứng nhanh với sự thay đổi. Mô hình quản lý này mang tên “Agile”.
1. Mô hình quản lý Agile là gì?
Mô hình quản lý “Agile” bắt đầu từ nhiều thập kỷ trước, từ một lĩnh vực không ai ngờ tới là phát triển phần mềm. Nó cho phép tổ chức phát triển vững mạnh trong một thế giới ngày càng biến động, bất định, phức tạp và mơ hồ, hay còn gọi là thế giới VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous).
Thật khó để hình dung ra một tổ chức lớn vận hành với những đặc điểm “Agile” hay “nhanh nhẹn” bởi ta đã quen với những mô hình quản lý cồng kềnh và tuân theo những nguyên tắc cứng nhắc. Tuy nhiên, câu chuyện về những doanh nghiệp lớn áp dụng thành công mô hình quản lý Agile không chỉ còn xuất hiện trên giấy, đó là những câu chuyện đang diễn ra thực tế hàng ngày.
Một minh chứng điển hình là Barclays, một ngân hàng 333 tuổi nằm ở phía bên kia Đại Tây Dương với hơn 100,000 nhân viên. Vào tháng 03 năm 2015, ngân hàng này đã tuyên bố sẽ áp dụng tư tưởng Agile - tất cả các hoạt động đều đến mục tiêu tạo ra nhiều giá trị hơn với tốc độ nhanh hơn cho khách hàng. Chỉ sau 2 năm, Barclays đã đạt được những sự gia tăng về hiệu suất đáng chú ý. Các khoản vay của ngân hàng đã giảm thời gian phản hồi yêu cầu từ 12 ngày xuống còn 20 phút nhờ ứng dụng cho vay trực tuyến. Giải pháp trực tuyến hoạt động nhanh hơn gần 1,000 lần so với thủ tục giấy rườm rà và việc giao dịch trực tiếp đòi hỏi phải tới trực tiếp phòng, v.v…
2. Áp dụng Mô hình quản lý Agile tại Ban Công nghệ và Chuyển đổi số:
Theo tư vấn Chuyển đổi số của CMC dành cho Tập Đoàn Hòa Phát, việc triển khai Agile sẽ tạo nên lợi thế cho Tập Đoàn trong quá trình triển khai Lộ trình Chuyển đổi số. Việc áp dụng Agile bắt đầu sự thay đổi trong tư duy, đặc biệt từ cấp lãnh đạo để linh hoạt áp dụng vào trong công việc vận hành hàng ngày với những lĩnh vực phù hợp, tuân theo 3 quy luật trọng yếu:
2.1 Quy luật nhóm nhỏ
Hiện nay, tại một số hoạt động, việc kiểm soát, phân công đội ngũ theo thang bậc từ trên xuống bộc lộ nhiều điểm hạn chế. Đặc biệt các công việc chung, liên phong ban dễ bị chia cắt khiến việc tương tác giữa các bộ phận gặp khó khăn & giảm hiệu quá, tác động đối với tổ chức. Với Quy luật nhóm nhỏ, các công việc lớn và phức tạp được chia nhỏ và giao cho các nhóm Dự án, các cán bộ nhân viên để chủ động hoàn thành, với mục tiêu rõ ràng, thực hiện theo chu kỳ ngắn và liên tục nhận phản hồi từ Khách hàng (bên ngoài hoặc nội bộ).
Khi triển khai các Dự án Chuyển đổi số, việc hình thành các nhóm Dự án nhỏ, tự chủ, đa nhiệm, thực hiện công việc theo chu kỳ ngắn thúc đẩy hiệu suất làm việc, đặc biệt trong việc nghiên cứu & triển khai các Sáng kiến số tại Tập đoàn.
Ví dụ, với việc nghiên cứu Mã vật tư tại Tập đoàn, nhóm triển khai đã chia nhỏ các đầu việc, ứng dụng công cụ Planner trên Office 365. Công việc được liên tục triển khai theo chu kỳ ngắn – theo tuần - & liên tục có tương tác trực tiếp với Ban giám đốc, đội ngũ quản trị, vận hành Mã vật tư & bộ phận vật tư tại các đơn vị trong Tập đoàn. Việc này giúp việc triển khai nghiên cứu diễn ra nhanh hơn, và giải pháp cũng sẽ sát hơn với người dùng tại Tập đoàn và các đơn vị thành viên.
2.2 Quy luật khách hàng
Giờ đây, toàn cầu hóa & công nghệ, đặc biệt là mạng Internet đã cung cấp cho khách hàng vô số sự lựa chọn. “Quyền lực” trên thị trường đã dần chuyển từ người bán sang người mua, vì thế nhu cầu của khách hàng được đặt lên hàng đầu đối với bất cứ doanh nghiệp nào.
Tuy nhiên các hoạt động hàng ngày tại các đơn vị đang bị giới hạn bởi hệ thống & quy trình nội bộ dẫn đến mối liên hệ của các hoạt động của các đơn vị đối với Khách hàng bị che khuất. Đặc biệt với hoạt động Nghiên cứu & phát triển, nếu Khách hàng không tham gia kiểm thử cùng trong giai đoạn này, rủi ro rất cao khi nhu cầu của khách hàng đã thay đổi tại thời điểm sản phẩm hoàn thiện và sẵn sàng đưa ra thị trường.
Với mô hình Agile, nếu công việc không tạo ra giá trị cho khách hàng, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại hoạt động – từ mục tiêu, nguyên tắc, quy trình hoạt động để loại bỏ những công việc đó để hướng tới tạo ra những giá trị mới cho Khách hàng.
2.3 Quy luật kết nối
Một số Doanh nghiệp có quan niệm rằng bộ máy sau khi được xây dựng hoàn chỉnh cần được duy trì một cách ổn định, hướng đến mục đích khai thác mô hình kinh doanh hiện có hơn là khai phá tiềm năng mới. Do vậy, mỗi đơn vị hoạt động như một chiến hạm khổng lồ - đồ sộ, kỷ luật chặt chẽ nhưng chậm và khó điều khiển.
Trái lại, theo Quy luật kết nối của mô hình Agile, doanh nghiệp sẽ vận hành giống một đội tàu cao tốc hơn là chiến hạm đồ sộ. Các nhóm, đơn vị khác nhau phát triển thành một mạng lưới liên kết, tạo nên văn hóa chủ động và tương tác với nhau để có thể giải quyết những vấn đề chung. Vấn đề hiệu quả không nằm ở chỗ bạn có làm sếp hài lòng bằng cách đối phó thực hiện công việc không, mà là bạn có cung cấp thêm giá trị cho tổ chức hay khách hàng bên ngoài hay không?
3. Mở rộng mô hình quản lý Agile tại Tập đoàn Hòa Phát
Trên thế giới, mô hình quản lý Agile đã lan rộng nhanh chóng đến tất cả các bộ phận, các loại hình tổ chức lớn nhỏ, đơn giản hay phức tạp, xuất hiện trong mọi lĩnh vực: phần mềm, phần cứng, công nghệ, sản xuất, y tế, dược phẩm, viễn thông, máy bay và ô tô, v.v… Áp dụng mô hình Agile giúp tổ chức thích ứng nhanh với sự thay đổi, tạo ra nhiều giá trị hơn với tốc độ nhanh hơn cho khách hàng, đặc biệt trong những lĩnh vực mà nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thay đổi liên tục.
Ban Công nghệ & Chuyển đổi số hy vọng phương pháp này sẽ là một công cụ, phương pháp hữu ích giúp Ban giám đốc dẫn dắt đơn vị của mình hiệu quả hơn trong thế giới VUCA hiện tại.
