E-Office giai đoạn 2: Những thành quả đầu tiên

Tình trạng tài liệu phân tán, khó tìm kiếm và nguy cơ thất lạc thông tin quan trọng vẫn là thách thức đối với nhiều đơn vị trong Tập đoàn Hòa Phát, gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc toàn Tập đoàn. Nhằm giải quyết vấn đề này, từ tháng 8/2024, Tập đoàn triển khai hệ thống E-Office giai đoạn 2 với trọng tâm là số hóa tri thức và quản lý tài liệu. Tính đến đầu tháng 3/2025, dự án đã có những thành quả triển khai đầu tiên.

Buổi đào tạo golive tại Công ty TNHH Tôn Hòa Phát ngày 05/03/2025

Đưa vào vận hành thực tế tại một số Công ty thành viên

Sau 7 tháng triển khai, hệ thống E-Office giai đoạn 2 đang từng bước triển khai và đưa vào sử dụng thực tế tại các đơn vị trong Tập đoàn Hòa Phát. Từ ngày 05/03/2025, Công ty TNHH Tôn Hòa Phát đã hoàn tất quá trình triển khai và chính thức đưa hệ thống vào vận hành thực tế. Ngay sau đó, Công ty CP Điện máy Gia dụng Hòa Phát Hà Nam cũng bắt đầu vận hành vào ngày 06/03/2025.

Các Công ty thành viên khác cũng đang gấp rút thực hiện để chuẩn bị vận hành chính thức. Tại Công ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất và Công ty CP Phát triển Chăn nuôi Hòa Phát, các cán bộ nhân viên tham gia dự án đã được đào tạo và đang trong giai đoạn kiểm thử hệ thống, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru khi vận hành chính thức. Dự kiến trong tháng 3, hai đơn vị này sẽ hoàn tất giai đoạn kiểm thử.

Song song đó, Công ty CP Xây dựng & Phát triển Đô thị Hòa Phát sẽ tổ chức đào tạo người dùng và thực hiện kiểm thử hệ thống E-Office giai đoạn 2.

 Giao diện trang chủ hệ thống quản lý tài liệu tại Công ty TNHH Tôn Hòa Phát

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng

E-Office giai đoạn 2 mang đến nhiều tính năng quan trọng, giúp tối ưu hóa quản lý tài liệu và nâng cao hiệu suất làm việc toàn Tập đoàn. Sau quá trình trải nghiệm hệ thống tại giai đoạn UAT (User Acceptance Testing – Kiểm thử chấp nhận của người dùng – Giai đoạn cuối cùng trước khi vận hành thực tế), người dùng tại các đơn vị đã có những phản hồi tích cực về các tính năng mới trong giai đoạn này.

Một trong những điểm cải tiến được đánh giá cao nhất trong giai đoạn 2 là khả năng tìm kiếm nhanh, giúp người dùng dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết trên thư viện số.

Chị Hoàng Hương Giang (Công ty TNHH Tôn Hòa Phát) nhận xét: “Đối với thư viện số, việc tìm kiếm văn bản, tài liệu hay quyết định diễn ra dễ dàng và nhanh chóng nhờ khả năng tra cứu theo cả tiêu đề và nội dung văn bản.”

Chị Bế Nguyễn Ngân Hà (Công ty TNHH Tôn Hòa Phát) cũng cho biết: “Việc lưu trữ và truy xuất chứng từ, tài liệu trở nên thuận tiện hơn rất nhiều với E-Office giai đoạn 2. Đặc biệt, tính năng tìm kiếm nhanh với khả năng đánh dấu từ khóa cùng chế độ xem trước văn bản giúp tôi tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu đáng kể.”

Đồng quan điểm, chị Nguyễn Thị Thu Viễn (Công ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất) chia sẻ: “Tính năng tìm kiếm nâng cao cho phép người dùng nhập từ khóa và nhanh chóng hiển thị tất cả các văn bản liên quan mà không cần mở từng tài liệu. Nhờ đó, dù không nhớ chính xác loại văn bản, lĩnh vực hay đơn vị soạn thảo, người dùng vẫn có thể dễ dàng tra cứu và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng.”

 Tính năng tìm kiếm văn bản theo từ khóa, gợi ý các từ khóa liên quan và xem trước văn bản

Dễ dàng quản lý văn bản, tối ưu quy trình nội bộ, nâng cao hiệu suất công việc

Không chỉ hỗ trợ quản lý tài liệu, E-Office giai đoạn 2 còn bổ sung các quy trình trực tuyến, giúp xử lý công việc hiệu quả. Chị Chu Lệ Thủy (Công ty TNHH Tôn Hòa Phát) chia sẻ: “Hệ thống E-Office giai đoạn 2 bổ sung quy trình đăng ký khách đến làm việc tại nhà máy rất hữu ích cho công việc tôi đang phụ trách. Việc này giúp tôi có thể xử lý công việc một cách tập trung và tối ưu được thời gian xử lý công việc”

Hệ thống cũng xây dựng chức năng quản lý văn bản ISO, hỗ trợ các cán bộ quản lý tài liệu dễ dàng. Theo chị Nguyễn Thị Hải Anh (Công ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất): "Hệ thống mới bổ sung trình ký luồng văn bản ISO riêng biệt nên việc tìm kiếm, quản lý tài liệu mà tôi đang phụ trách khá dễ dàng. Tuy nhiên, do số lượng quy trình/hướng dẫn/tài liệu cần quản lý rất lớn, hệ thống vẫn chưa tối ưu giao diện và thao tác xử lý, đặc biệt là đối với những văn bản có nhiều biểu mẫu cần thay đổi cùng lúc."

 Giao diện quản lý văn bản ISO

Với những phản hồi tích cực từ người dùng, hệ thống E-Office giai đoạn 2 sẽ tiếp tục được hoàn thiện và mở rộng triển khai toàn bộ các đơn vị trong Tập đoàn trong năm 2025. Ban Dự án sẽ tiếp tục cải thiện tốc độ, tối ưu hệ thống, xây dựng nền tảng vững chắc cho việc quản lý tài liệu số, đảm bảo thông tin xuyên suốt và nâng cao năng suất làm việc toàn Tập đoàn.