9 điểm nhấn trong công tác chuyển đổi số của Tập đoàn Hòa Phát

Trong bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều khó khăn & thách thức, Tập đoàn Hòa Phát đã nhanh chóng thích ứng và chủ động triển khai các hoạt động Chuyển đổi số nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng cường hiệu quả quản trị và tạo ra những giá trị mới cho khách hàng. 

Là một trong những dự án trọng điểm của Tập đoàn Hòa Phát, Văn phòng Điện tử E-office được triển khai nhằm xây dựng một hệ thống quản lý công việc hiện đại, minh bạch và tiết kiệm thời gian, hướng tới văn phòng không giấy tờ.

Đầu tháng 7 năm 2023, Ban dự án phối hợp với đối tác triển khai đã cho ra đời Mobile App, hỗ trợ ban lãnh đạo Tập đoàn phê duyệt văn bản, quy trình nhanh chóng từ xa. Tính đến hết tháng 12 năm 2023, dự án Văn phòng điện tử giai đoạn 1 đã hoàn tất triển khai tại 41 đơn vị trong Tập đoàn, với 6.336 người dùng, 257.313 quy trình và 12.484 văn bản được xử lý trên hệ thống.

Dự án đã nhận được những phản hồi tích cực từ Cán bộ nhân viên toàn Tập đoàn, giúp thuận tiện trong các quy trình hành chính, văn phòng, trình ký cũng như phê duyệt các yêu cầu trực tuyến. E-office giúp xử lý, phê duyệt và phát hành văn bản chính thức nhanh chóng và hiệu quả tới toàn bộ Cán bộ nhân viên trong Tập đoàn; Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ thủ công tại từng đơn vị sang định dạng kỹ thuật số, tăng cường khả năng phối hợp và trao đổi thông tin giữa các phòng ban.

Với quan điểm con người là tài sản lớn nhất, năm 2023 là một năm mà các dự án Chuyển đổi số liên quan đến nhân sự được triển khai mạnh mẽ và quyết liệt toàn Tập đoàn Hòa Phát.

Công tác chuẩn hóa quy trình và số hóa nhân sự được thực hiện đồng thời với sự phối hợp chặt chẽ của Ban nhân sự, Ban Công nghệ & Chuyển đổi số cùng các thành viên trong Ban dự án triển khai tại tất cả đơn vị thành viên. Nhiều buổi đào tạo thực hành chuẩn hóa, thao tác trên hệ thống phần mềm đã được tổ chức trên phạm vi toàn Tập đoàn.

Dự kiến sau khi giai đoạn 1 của dự án được đưa vào sử dụng, có 13 quy trình nhân sự sẽ được số hóa lên hệ thống phần mềm, hỗ trợ các đơn vị trong Tập đoàn quản lý nguồn nhân lực một cách khoa học và hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ nhân sự cho các nhân viên và lãnh đạo của Tập đoàn. Hệ thống dự kiến sẽ đưa vào vận hành chính thức vào Q1/2024. 

Quản trị tinh gọn Lean là một phương pháp quản trị nhằm loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị cho khách hàng, tối ưu hóa các quy trình sản xuất và kinh doanh, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu suất làm việc. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và gia tăng hiệu suất làm việc, Tập đoàn Hòa Phát đã bước đầu áp dụng Quản trị Lean cho mảng Điện máy Gia dụng.

Sau quá trình khảo sát và phân tích, dự án đã chính thức triển khai vào tháng 10/2023. Mục tiêu chính của dự án là giúp Tập đoàn tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường.

Dự kiến sau khi triển khai thành công, dự án sẽ tiếp tục được mở rộng cho các mảng kinh doanh khác trong Tập đoàn. 

Hệ thống đào tạo trực tuyến E-learning sau hơn 1 năm triển khai đã thu được những hiệu quả tích cực. Trong tháng 8 năm 2023, Hòa Phát Dung Quất đã bổ sung thêm tính năng kèm cặp chỉ dẫn lên hệ thống phần mềm. Trong thời gian tới, sẽ phát triển tiếp hệ thống trên nền tảng Mobile app, bổ sung các tính năng học, thi online, xem lịch sử học tập, tự đánh giá, đồng thời phổ biến quy trình, hướng dẫn cách thức làm việc lên hệ thống phần mềm.   

Trong quá trình dự án Dung Quất 2 đang được đẩy mạnh, số lượng nhà thầu ra - vào nhà máy vô cùng lớn. Để quản lý được thông tin nhà thầu một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ, không gian lưu trữ hồ sơ cũng như tiết kiệm thời gian xử lý và truy suất; đồng thời giúp nhà thầu đơn giản hóa các thủ tục đăng ký, Hòa Phát Dung Quất đã phát triển hệ thống Cổng thông tin điện tử. Đến cuối tháng 8 năm 2023, các quy trình đăng ký gia hạn thẻ, đăng lý cấp phát thẻ, đăng ký thẻ tạm của nhà thầu đã được thực hiện trên hệ thống phần mềm. Trong thời gian tới, quy trình đăng ký xe cơ động nhà thầu, đăng ký phương tiện, đăng ký cắt thẻ nhà thầu cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống này.  

Bên cạnh đó, các phân hệ như Quản lý dự án, Quản lý ngân sách cho dự án vẫn tiếp tục được duy trì sử dụng trong quá trình triển khai.

Trang truyền thông nội bộ Chuyển đổi số là kênh thông tin chính thức của Tập đoàn Hòa Phát về các dự án, chương trình & hoạt động liên quan đến Chuyển đổi số được hoàn thiện vào Q1/2023. Trang tin đã cung cấp cho cán bộ nhân viên trong Tập đoàn các tin tức cập nhật, tài liệu hướng dẫn, câu hỏi thường gặp và ghi nhận phản hồi của người dùng. Theo số liệu thống kê thu được từ tháng 5/2023 đến hết tháng 12/2023, trang tin đã thu hút được hơn 5.000 lượt xem và gần 1.500 lượt người dùng truy cập.

Khóa đào tạo sử dụng Power BI cơ bản được tổ chức vào tháng 2/2023 đã thu hút gần 100 học viên tham gia đào tạo trực tiếp cùng 700 học viên tham gia trực tuyến trên Teams. Kết thúc khóa học, cán bộ nhân viên tham gia đã hiểu được quy trình, vai trò và các công cụ phương pháp phân tích dữ liệu ở mức độ cơ bản, có thể sử dụng Power BI để tổng hợp, làm sạch và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn, xây dựng báo cáo tự động.  

Tata Steel là một trong những doanh nghiệp thép lớn nhất thế giới, đồng thời cũng là một trong những doanh nghiệp đi tiên phong trong công tác Chuyển đổi số. Tập đoàn Hòa Phát đã có cơ hội giao lưu và học hỏi với Tata Steel về các kinh nghiệm, thách thức và bài học trong quá trình Chuyển đổi số. Các hoạt động chia sẻ bao gồm các buổi thuyết trình, thảo luận & dự kiến sẽ có những buổi tham quan, trải nghiệm trực tiếp các ứng dụng công nghệ trong năm 2024. 

Với mục tiêu đánh giá lại hiện trạng cũng như nhu cầu về phần mềm, dữ liệu sau 2 năm triển khai công tác Chuyển đổi số theo lộ trình đã được phê duyệt, vào tháng 9/2023, BP. CĐS đã thực hiện cuộc khảo sát tại một số đơn vị thuộc các Tổng công ty trong Tập đoàn. Chương trình khảo sát được xây dựng dựa trên khung kiến trúc doanh nghiệp TOGAF cũng như mô hình hoạt động thực tế của Tập đoàn.  

Thông qua quá trình khảo sát, ban lãnh đạo Tập đoàn cũng như Ban Công nghệ & Chuyển đổi số đã nắm bắt được nhiều tâm tư, nguyện vọng từ các đơn vị thành viên trong công tác Chuyển đổi số.  

Căn cứ vào kết quả khảo sát thu được, Ban Công nghệ & Chuyển đổi số đã đưa ra các đề xuất phương án đầu tư trong những năm tiếp theo của toàn Tập đoàn cũng như của các đơn vị thành viên.