Áp dụng Tư duy thiết kế trong triển khai Chuyển đổi số
Sự tiến bộ của công nghệ đang thay đổi hoàn toàn cách chúng ta sống, học tập và làm việc. Các doanh nghiệp, tổ chức đang chịu áp lực thay đổi ngày càng lớn và họ phải học cách quản lý hiệu quả sự phức tạp, đồng thời duy trì tính bền vững. Đây là thời điểm Tư duy Thiết kế phát huy tác dụng.
1. Tư duy thiết kế là gì?
Tư duy Thiết kế (1) là một tư duy và một cách tiếp cận để phát triển các giải pháp đổi mới và con người làm trung tâm để giải quyết các vấn đề phức tạp. Nó tạo ra văn hóa học tập và làm việc linh hoạt để phát triển, thay đổi và bền vững trong thời kỳ chuyển đổi kỹ thuật số (Viện Hasso Plattner).
Tư duy thiết kế thực chất là một quá trình giải quyết vấn đề bằng cách đặt nhu cầu, mong muốn của khách hàng hay người dùng cuối lên hàng đầu. Họ có thể đến từ bên ngoài doanh nghiệp – những người sử dụng sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp, hoặc có thể là lãnh đạo/nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp – những người sử dụng các “sản phẩm” như báo cáo, phiếu khảo sát, email, v.v… Tư duy thiết kế có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực và mọi cá nhân trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Thay vì đưa ra các nhận định chủ quan về nhu cầu và mong muốn thực sự của khách hàng dựa trên kinh nghiệm, tư duy thiết kế sử dụng việc quan sát, đồng cảm, thấu hiểu khách hàng và áp dụng những “vòng lặp” thử nghiệm liên tục để đưa ra giải pháp phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
2. Chu kỳ vi mô của tư duy thiết kế.
Chu kỳ vi mô của tư duy thiết kế
Có nhiều quy trình tư duy thiết kế khác nhau nhưng chúng đều theo đuổi chung một mục tiêu cuối cùng: Tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu thực sự của khách hàng. Về cơ bản, các quy trình đều bắt đầu bằng một mô tả vấn đề, một giải pháp ở điểm cuối và các giải pháp đạt được trong một quy trình lặp. Các quyết định được đưa ra căn cứ vào nhu cầu thực của con người, đó là lý do vì sao tư duy thiết kế thường được gọi là thiết kế tập trung vào con người.
Sau đây là mô tả 6 bước trong quy trình áp dụng tư duy thiết kế của Viện Hasso Platter (2)– Đơn vị giảng dạy về Tư duy thiết kế tại Đức.
B1: Thấu hiểu: Thấu hiểu nghiệp vụ, thị trường, khách hàng, công nghệ, điều kiện giới hạn, hạn chế và tiêu chí tối ưu hóa
B2: Quan sát: Quan sát đối tượng trong các hình huống, môi trường cụ thể
B3: Xác định quan điểm: Thực hiện phân tích để định nghĩa lại vấn đề
B4: Lên ý tưởng: Suy nghĩ tìm kiếm phương hướng giải quyết vấn đề
B5: Nguyên mẫu: Hiện thực hóa phương hướng thành các giải pháp cụ thể để thử nghiệm
B6: Thử nghiệm: Thử nghiệm các giải pháp, lấy phản hồi từ khách hàng để hoàn chỉnh giải pháp
Chu kỳ này sẽ được thực hiện vòng lặp liên tục tới khi khách hàng cảm thấy hài lòng.
3. Tại sao nên áp dụng tư duy thiết kế vào quá trình thực hiện công việc? (3)
Tư duy thiết kế cho phép doanh nghiệp, tổ chức tạo nên những giá trị cho khách hàng. Phương pháp này rất hữu ích trong các hệ thống doanh nghiệp phức tạp, nguyên do là vì:
- Tư duy thiết kế hướng đến mục tiêu giải quyết một nhu cầu cụ thể của con người:
Sử dụng công cụ quan sát, cách tiếp cận lấy con người làm trung tâm, các doanh nghiệp có thể phát hiện những "điểm đau" (pain point) từ khách hàng - những vấn đề mà họ chưa từng nghĩ tới trước đây, hoặc những vấn đề thậm chí khách hàng cũng chưa ý thức được. Tư duy thiết kế có thể cung cấp các giải pháp cho những "điểm đau" đó khi chúng được xác định chính xác.
- Giải quyết những vấn đề mơ hồ hoặc khó để định nghĩa chính xác:
Đôi khi chúng ta sẽ nhìn nhận một vấn đề của khách hàng rất mơ hồ do không có đủ thông tin hoặc do chính sự mơ hồ từ phía chính khách hàng - họ cũng chưa rõ bản thân muốn gì. Nhưng khi cẩn thận quan sát, chúng ta có thể định nghĩa/xác định các vấn đề của họ dựa trên những hành động thực, chứ không phải thông qua các suy nghĩ, nhận định chủ quan mà mình có. Điều này giúp xác định các vấn đề mơ hồ & lần lượt đưa ra các giải pháp dễ dàng hơn.
- Dẫn đến nhiều giải pháp cải tiến hơn:
Khi đã xác định được chính xác vấn đề cần giải quyết, thay vì đưa ra những giải pháp cũ dựa trên kinh nghiệm và hiểu biết trong quá khứ, với cách tiếp cận vấn đề thông qua các vòng lặp, tư duy thiết kế sẽ giúp bạn nhìn nhận rõ hơn những điểm có thể cái tiến sau giải pháp được đưa ra từ những hiểu biết ban đầu.
- Giúp cho tổ chức hoạt động nhanh & hiệu quả hơn:
Thay vì việc nghiên cứu một vấn đề trong một khoảng thời gian dài và không ra được lời giải, tư duy thiết kế ủng hộ việc tạo ra những phiên bản và sau đó kiểm thử liên tục để quan sát cách chúng hoạt động có hiệu quả hay không.
4. Áp dụng Tư duy thuyết kế trong việc triển khai Chuyển đổi số tại Tập đoàn?
Khi đưa ra các đề xuất Chuyển đổi số hỗ trợ các nghiệp vụ chuyên môn tại Tập đoàn, Ban Công nghệ & Chuyển đổi số luôn áp dụng tư duy thiết kế để khảo sát, tìm hiểu nhu cầu & mong muốn của đơn vị - đưa ra các phương án thử nghiệm để tìm ra phương án phù hợp nhất (4) (5). Cụ thể, trong quá trình triển khai Dự án E-Office Giai đoạn 1 tại Tập đoàn, Ban CN&CĐS đã thực hiện khảo sát đến toàn bộ các Công ty trong Tập đoàn với 916 lượt trả lời, bao gồm cả ý kiến của Ban Giám đốc. Tiếp đó việc thử nghiệm giải pháp đã diễn ra tại Công ty Thép Hòa Phát Dung Quất cùng với đối tác Vũ Thảo. Việc hiểu rõ vấn đề của các Đơn vị, các “Khách hàng” nội bộ sẽ giúp nâng cao khả năng thành công trong các Dự án Chuyển đổi số tại Tập đoàn.
Quá trình thực hiện chuyển đổi số
Bên cạnh đó, tư duy thiết kế cũng có thể phối hợp hiệu quả với mô hình quản lý Agile “linh hoạt” (6) đã được Ban CN&CĐS giới thiệu tới các anh/chị trong những bài viết trước đây, với ba quy luật khi áp dụng: Quy luật nhóm nhỏ, quy luật khách hàng và quy luật kết nối.
Tư duy thiết kế có thể được áp dụng trong quá trình xác định chính xác vấn đề mà các “khách hàng” đang có. Đó có thể là khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ, mất thời gian khi thực hiện trình ký trực tiếp, mong muốn có thông tin mua sắm lịch sử để tiến hành so sánh giá, giúp tối ưu chi phí mua sắm,… Trong khi đó Agile sẽ áp dụng trong quá trình đưa ra các sản phẩm giải quyết những vấn đề đó của “khách hàng” bằng cách đưa ra các giải pháp thử nghiệm trong thời gian ngắn nhất và liên tục cải tiến để sát nhất với nhu cầu người dùng. Cả hai giai đoạn này đều ưu tiên đặt nhu cầu thực sự của khách hàng làm trung tâm trong việc giải quyết vấn đề.
Từ những lợi ích mà tư duy thiết kế mang lại, Ban CN & CĐS hi vọng rằng tư duy này sẽ tiếp tục được nhân rộng trong cả những hoạt động hàng ngày tại các Đơn vị, để các quyết định từ Ban lãnh đạo, các trưởng bộ phận, các CBNV được đưa ra tập trung vào nhu cầu và mong muốn của Khách hàng, dù là bên ngoài hay nội bộ. Đây cũng chính là bí quyết triển khai thành công Chuyển đổi số của rất nhiều tổ chức trên thế giới.
Tài liệu tham khảo:
Hòa Phát với Chuyển đổi số (hoaphat.com.vn)
Chương trình khảo sát Chuyển đổi số Tập đoàn Hòa Phát 2023 (hoaphat.com.vn)
Agile – Mô hình quản lý thích nghi với sự thay đổi (hoaphat.com.vn)
What is Design Thinking? - Design Thinking - Hasso Plattner Institute (hpi.de)
What is design thinking and why is it important? (wework.com)
Sách: The design thinking playbook: Thực hành tư duy thiết kế - Alpha Books)
