“Ban đầu còn bỡ ngỡ chưa quen phần mềm mới, nhưng càng sử dụng E-Office nhiều thì các thao tác sẽ dễ dàng hơn”

Chính thức go-live hệ thống văn phòng điện tử E-Office từ tháng 12/2022, Công ty Thép Hòa Phát Hải Dương đã áp dụng E-Office trong trình ký online và được thực hiện ở 9 quy trình. Theo đánh giá của các CBCNV Công ty, mặc dù ban đầu có nhiều bỡ ngỡ khi sử dụng nhưng E-Office tiện lợi và đáp ứng được yêu cầu công việc.

E-office tiện lợi và đáp ứng được yêu cầu công việc

Hiện nay Thép Hòa Phát Hải Dương có 514 user đang sử dụng hệ thống văn phòng điện tử E-Office. Theo chị Nông Thị Thơm, Phó phòng Tổ chức Công ty, toàn bộ CBCNV khối văn phòng tại Khu liên hợp đều sử dụng E-Office để trình ký văn bản, không sử dụng văn bản giấy đối với các quy trình đã có trên hệ thống. Đó là các Quy trình Trình ký online, Đề nghị đào tạo, Đề nghị tuyển dụng nhân sự, Đơn xin nghỉ phép, Đơn xin nghỉ phép hộ công nhân, Giấy ra vào cổng, Đề nghị điều động xe, Đơn xin cấp - đổi mới thẻ nhân viên - xe cơ động, Đơn xin cấp - đổi mới thẻ nhân viên - xe cơ động hộ công nhân.

Ở góc độ cá nhân khi sử dụng phần mềm này khi ký các văn bản, chị Thơm chia sẻ thấy khá tiện dụng, việc số hóa các quy trình giúp cho các CBNV/cấp quản lý có thể trình ký/ký duyệt ở bất cứ đâu chỉ với một thiết bị có kết nối mạng. Đối với quy trình thanh toán sẽ bớt các văn bản giấy và lưu hồ sơ thanh toán trên quy trình online…

Về phía người trình ký, anh Nguyễn Huy, KTV Nhà máy Chế biến nguyên liệu cho biết, anh chủ yếu dùng E-Office cho các mục đích: Ra vào cổng, xin nghỉ phép, điều động thêm giờ… Phần mềm mới tiện lợi hơn so với V-office, không phải chuyển từ file word sang PDF khi trình ký. Ban đầu khi sử dụng sẽ có một số bỡ ngỡ vì chưa quen với phần mềm mới, nhưng càng sử dụng trình ký nhiều thì các thao tác sẽ nhanh và dễ dàng hơn. Về cơ bản E-office tiện lợi và đáp ứng được yêu cầu công việc.

Cùng chung nhận xét, anh Văn Thịnh, Phòng Tổ chức Công ty đánh giá, phần mềm giúp ích nhiều cho việc trình ký tới trưởng/phó phòng và BGĐ công ty được thuận lợi và nhanh chóng hơn. Hiện tại khi sử dụng E-Office trong việc điều động xe, làm giấy xin nghỉ phép, giấy ra vào cổng, tổ chức đào tạo và một số văn bản nội bộ của công ty anh không gặp vướng mắc gì.

Tính từ khi go-live đến nay, tại Thép Hòa Phát Hải Dương, số lượng phiếu yêu cầu đã tạo trên hệ thống gần 10.200 phiếu. Trong đó, trình ký online là nhiều nhất, với khoảng gần 8.000 phiếu được tạo. Bởi quy trình này thay thế hoàn toàn hệ thống V-Office trước đây.

E-Office là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, số hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới văn phòng không giấy (paperless office) thay thế cho hình thức xử lý công việc trên giấy tờ truyền thống.

Mục tiêu xa hơn của việc áp dụng e-office là sẽ triển khai số hóa tri thức, văn phòng điện tử tại Tập đoàn. Đối với các công ty khác trong Tập đoàn, theo lộ trình sẽ thực hiện vận hành đúng tiến độ để đầu năm 2024 sẽ hoàn thành hệ thống E-office.