Văn phòng Tập đoàn Hòa Phát chính thức vận hành hệ thống E-Office

Sáng ngày 1/11/2022, Văn phòng Tập đoàn Hòa Phát đã chính thức Go-live hệ thống văn phòng điện tử E-Office với sự tham gia của chị Nguyễn Thị Thảo Nguyên – Phó Tổng Giám đốc Tập đoàn, anh Phan Ngọc Lâm, Trưởng ban IT&DX - Trưởng dự án E-Office, đại diện đối tác Vũ Thảo và đại diện các bộ phận, phòng ban của VPTĐ.

Chị Nguyễn Thị Thảo Nguyên, Phó Tổng giám đốc Tập đoàn chia sẻ, từ ngày 1/11/2022, các phòng ban sẽ chính thức sử dụng các văn bản trình ký trên e-office, không sử dụng văn bản giấy đối với các quy trình đã có trên hệ thống.

Mục tiêu xa hơn của việc áp dụng e-office là sẽ triển khai số hóa tri thức, văn phòng điện tử tại Tập đoàn. Đối với các công ty khác trong Tập đoàn, sẽ thực hiện vận hành đúng tiến độ để đầu năm 2024 sẽ hoàn thành hệ thống E-office.

Theo đại diện dự án, hệ thống E-office rất thuận tiện cho việc trình ký online. Ban Giám đốc, CBCNV các công ty có thể ký duyệt, trình ký ở bất cứ đâu chỉ với một thiết bị có kết nối mạng. Đối với quy trình thanh toán sẽ bớt các văn bản giấy và lưu hồ sơ thanh toán trên quy trình online…

Tại buổi go-live hệ thống e-office của VPTĐ cũng nhận được nhiều ý kiến của các CBNV tham gia. Anh Trần Nguyễn Nghi, Phó Ban PRM đề nghị trên giao diện trang chủ của e-office xuất hiện 1 banner để truyền thông về các tin tức, hoạt động, giới thiệu sản phẩm mới... của các Công ty trong Tập đoàn.

Với quy trình tin bài, hiện nay các công ty thành viên chưa áp dụng được hệ thống E-office. Do đó, Ban IT&DX tạm thời sẽ cung cấp các tài khoản cho các cộng tác viên của PRM tại các Công ty để thực hiện quy trình sản xuất tin bài. Về các quy trình, một số tờ trình của PRM nhưng có liên quan đến các bộ phận khác thì các phòng ban có thể xem được không? ...

Trả lời những thắc mắc này, phía đối tác Vũ Thảo khẳng định sẽ hoàn chỉnh dần các lỗi phát sinh, đáp ứng các yêu cầu trên của phía Hòa Phát, cử đầu mối hỗ trợ trong giai đoạn đầu áp dụng.

E-Office là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, số hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới văn phòng không giấy (paperless office) thay thế cho hình thức xử lý công việc trên giấy tờ truyền thống.

Theo lộ trình, các tính năng của hệ thống tại Tập đoàn được triển khai theo hai giai đoạn chính. Giai đoạn I: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, Số hóa quy trình nghiệp vụ văn phòng, Đặt và quản lý phòng họp. Giai đoạn II: Phân hệ Quản lý thư viện tài liệu tri thức toàn Tập đoàn cũng như một số phân hệ khác của hệ thống (giao và quản lý tiến độ công việc, v.v.) đang được Tiểu ban triển khai dự án Tập đoàn nghiên cứu.

Việc triển khai E-Office mang lại các lợi ích như: Xử lý, phê duyệt và phát hành văn bản chính thức nhanh chóng và hiệu quả tới toàn bộ Cán bộ nhân viên trong Tập đoàn; Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ thủ công tại từng đơn vị sang định dạng kỹ thuật số, tăng cường khả năng phối hợp và trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Hỗ trợ đăng ký và quản lý phòng họp, lịch công tác nội bộ từng đơn vị. Xây dựng Thư viện điện tử giúp tổ chức và quản lý tài nguyên tri thức toàn Tập đoàn một cách trực quan, hiệu quả và khoa học.

Trước mắt, Văn phòng Tập đoàn sẽ áp dụng trước từ 1/11/2022. Công ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất dự kiến sẽ đào tạo sử dụng cho nội bộ và áp dụng sau khoảng một tháng. Các công ty thành viên khác trong Tập đoàn cũng đang được tiến hành cuốn chiếu và dự kiến hoàn thành trong năm 2023.