Hòa Phát tổ chức đào tạo sử dụng các quy trình E-office

Từ ngày 3/10 đến 7/10/2022, Ban Công nghệ và Chuyển đổi số Tập đoàn Hòa Phát đã phối hợp với đối tác Vũ Thảo tổ chức các buổi đào tạo sử dụng hệ thống văn phòng điện tử E-Office tại phòng họp 39 Nguyễn Đình Chiểu và online qua Teams Meeting.

Căn cứ vào kế hoạch triển khai hệ thống văn phòng điện tử E-Office và kế hoạch đạo tạo UAT (môi trường kiểm thử), các buổi đào tạo đã hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản và các quy trình DPM trên môi trường UAT. Đối tượng tham gia là nhân sự được phân công trong giai đoạn test UAT của tất cả các phòng ban liên quan của Văn phòng Tập đoàn và công ty thành viên.

Các nội dung đào tạo xoay quanh: Quản lý văn bản đến và văn bản đi; Quy trình tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng, nộp tiền; Quy trình sản xuất tin bài; Quy trình nghỉ phép và chấm công bổ sung; Quy trình đặt phòng họp, quản lý lịch họp; Quy trình duyệt giá vật tư CNTT. Ngoài ra, đối tác Vũ Thảo cũng hướng dẫn cách tạo phiếu, phê duyệt phiếu, in theo mẫu, chuyển tài liệu ra bên ngoài; Đào tạo quy trình văn bản nội bộ, văn bản hành chính, tờ trình nội bộ Tập đoàn,…

Theo đại diện của đối tác Vũ Thảo, mục tiêu của khóa đào tạo giúp CBCNV biết cách đăng nhập vào hệ thống, biết cách soạn thảo, trình ký, phê duyệt và phát hành văn bản đi; hiểu và biết cách thực hiện quy trình thay thế V-office và các nghiệp vụ liên quan…

Trong quá trình sử dụng các CBNV sẽ thực hiện song song theo quy trình cũ và trên hệ thống E-office, đồng thời đưa ra các ý kiến đánh giá trước khi đưa lên hệ thống chính thức.

E-Office là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, số hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới văn phòng không giấy (paperless office) thay thế cho hình thức xử lý công việc trên giấy tờ truyền thống. Theo lộ trình, các tính năng của hệ thống tại Tập đoàn được triển khai theo hai giai đoạn chính. Giai đoạn I: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, Số hóa quy trình nghiệp vụ văn phòng, Đặt và quản lý phòng họp. Giai đoạn II: Phân hệ Quản lý thư viện tài liệu tri thức toàn Tập đoàn cũng như một số phân hệ khác của hệ thống (giao và quản lý tiến độ công việc, v.v.) đang được Tiểu ban triển khai dự án Tập đoàn nghiên cứu.

Việc triển khai E-Office mang lại các lợi ích như: Xử lý, phê duyệt và phát hành văn bản chính thức nhanh chóng và hiệu quả tới toàn bộ Cán bộ nhân viên trong Tập đoàn; Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ thủ công tại từng đơn vị sang định dạng kỹ thuật số, tăng cường khả năng phối hợp và trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Hỗ trợ đăng ký và quản lý phòng họp, lịch công tác nội bộ từng đơn vị. Xây dựng Thư viện điện tử giúp tổ chức và quản lý tài nguyên tri thức toàn Tập đoàn một cách trực quan, hiệu quả và khoa học.