Dự án Văn phòng điện tử: Đào tạo sử dụng E-Office cho đội ngũ “Key Users” Vận tải biển

Sau giai đoạn khảo sát và viết site phù hợp, Ban Công nghệ và Chuyển đổi số đã phối hợp với Công ty Vận tải biển Hòa Phát tổ chức đào tạo sử dụng E-Office cho đội ngũ “Key Users”, chiều ngày 5/4/2023.

Đào tạo sử dụng E-Office cho đội ngũ “Key Users” Vận tải biển

Mục đích của buổi đào tạo là phổ biến, hướng dẫn các thao tác, quy trình nghiệp vụ để họ hiểu, nắm rõ quy trình, ứng dụng tại chỗ và hướng dẫn lại cho toàn bộ CBNV Công ty thực hành theo kế hoạch đào tạo UAT (môi trường kiểm thử).

Buổi đào tạo có 4 nội dung chính là giới thiệu tổng quan về E-Office, cách quản lý văn bản, thao tác với các quy trình và thảo luận, nêu ý kiến đóng góp.

Theo đó, E-Office là giải pháp cung cấp toàn diện, cho phép điều hành tác nghiệp, công bố, trao đổi thông tin, quản lý văn bản, tài liệu liên thông, chuẩn hóa quy trình cho CBNV Tập đoàn Hòa Phát.

Quản lý văn bản đến, văn bản đi

Với quy trình quản lý văn bản đi dành cho cấp Công ty, khi thao tác trên E -Office sẽ gồm 6 bước. Đầu tiên, CBNV sẽ soạn thảo văn bản chuyển đến bộ phận văn thư để kiểm tra thể thức. Nếu được đồng ý, văn bản này sẽ tiếp tục được chuyển tới trưởng phòng ban để kiểm tra ký duyệt, sau đó sẽ chuyển tới phòng ban liên quan ký duyệt để chuyển đến Ban giám đốc phê duyệt. Khi đã ký duyệt, văn bản sẽ được chuyển đến văn thư tổ chức hành chính để phát hành văn bản.

Để hệ thống có thể nhận diện và tự động chèn các nội dung như ngày ban hành, ngày hiệu lực và các chữ ký phê duyệt của lãnh đạo được nhập trước đó trên eOffice thì cần chèn key ký số.

Có 3 loại chữ ký số, bao gồm chữ ký chính, ký nháy, ký ẩn dành cho người phê duyệt, ký duyệt và người soạn thảo. Ngoài ra, còn một số key khác mà hệ thống E -Office hỗ trợ như [SoMaHieu], [NgayBHThuong]…

Các quy trình thường gặp

Quy trình đầu tiên cần kể đến là quy trình đăng ký nghỉ phép. CBNV khi truy cập vào hệ thống E – Office, chọn mục quy trình để chọn vào quy trình nghỉ phép. Khi đó, biểu mẫu đăng ký nghỉ phép sẽ hiện ra với đầy đủ thông tin như họ tên, bộ phận, loại ngày nghỉ, thời gian nghỉ, lý do nghỉ để ký duyệt. Lưu ý, khi đăng ký nghỉ phép cần nhập đúng ngày và khung thời gian nghỉ, hệ thống sẽ tự động cập nhất số ngày nghỉ vào đơn.

Quy trình này được Văn phòng Tập đoàn và một số công ty khác đánh giá là hiệu quả, nhanh gọn và thuận tiện hơn so với đơn xin nghỉ phép bằng văn bản giấy như trước đây.

Với quy trình điều động xe, người dùng cần điền các trường thông tin như họ tên người cần đặt xe, mục đích sử dụng, ngày cần đi…

Tiếp đó, Ban Công nghệ và Chuyển đổi số hướng dẫn thao tác với quy trình đề nghị tạm ứng. Quy trình sẽ bao gồm các trường thông tin như ngày tháng, họ tên, số tiền tạm ứng, hình thức thanh toán, lý do tạm ứng….

 Quy trình đề nghị thanh toán cũng là quy trình phổ biến mà CBNV thường xuyên sử dụng. Ở quy trình này, các trường nội dung cũng tương tự như VPTĐ bao gồm thông tin người, ngày đề nghị, người thụ hưởng, nội dung thanh toán, ngân hàng, số Swift, người phê duyệt, ký duyệt, hình thức chuyển khoản trong nước, ngoài nước, tiền mặt… Sự khác biệt ở quy trình này ở Công ty Vận tải biển là hình thức thanh toán LC do liên quan trực tiếp và thường xuyên đến hoạt động xuất nhập khẩu. Vì tính đặc thù riêng, đây là hình thức thanh toán chỉ được áp dụng tại Vận tải biển.

LC là thư tín dụng do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định.

Tựu chung lại, quy trình tạm ứng hay thanh toán sẽ đi theo tuần tự các bước như người đề nghị trình ký đến trưởng/phó bộ phận ký duyệt rồi chuyển đến kế toán, trưởng phòng kế toán để trình đến Ban giám đốc phê duyệt để chuyển về cho kế toán thanh toán và hoàn tất.

Đề nghị vật tư nhỏ lẻ, vật tư tàu biển

Ban Công nghệ và Chuyển đổi số đã thao tác, hướng dẫn CBCNV tạo biểu mẫu đề nghị vật tư nhỏ lẻ, vật tư tàu biển phù hợp với nhu cầu sử dụng, nghiệp vụ liên quan.

Đối với đề nghị vật tư nhỏ lẻ, biểu mẫu gồm các thông tin liên quan đến người tạo yêu cầu, mục đích, vị trí sử dụng, chủng loại vật tư, thời gian cấp hàng, số lượng đề nghị, tài liệu đính kèm…

Đặc biệt, với hạng mục đề nghị vật tư Tàu biển, người dùng chủ yếu đề nghị cấp các phụ tùng cho tàu biển. Để được cấp, người dùng cần điền rõ thông tin phụ tùng, vật tư mua , tên tàu cần cấp phụ tùng, số lượng trên tàu, hãng sản xuất, model, số đề nghị, mục đích sử dụng, tài liệu đính kèm ( nếu có),… Thông tin này sẽ được luân chuyển qua 3 chủ thể lần lượt ký theo tuần tự, bao gồm bộ phận kỹ thuật, Ban Giám đốc, trưởng phòng vật tư… Đây là mẫu quy trình chỉ có ở Công ty Vận tải biển.

Dự kiến, Công ty Vận tải biển sẽ thực hành các quy trình biểu mẫu trong môi trường kiểm thử đến hết ngày 16/4 để chuẩn bị bước vào giai đoạn đào tạo cho người dùng cuối.