Vận tải biển Hòa Phát khảo sát các quy trình trước khi ứng dụng E - Office

Sáng 17/3/2022, Ban Công nghệ và Chuyển đổi số của Tập đoàn đã khảo sát các khâu vận hành của Công ty Vận tải biển Hòa Phát để thiết lập quy trình số hóa trên hệ thống văn phòng điện tử E-Office phù hợp với thực tế công việc.

Vận tải biển Hòa Phát khảo sát các quy trình trước khi ứng dụng E - Office

Buổi khảo sát có sự tham dự của các thành viên đại diện các bộ phận Phòng/ ban của Công ty và các thành viên liên quan để hội ý, làm rõ vấn đề cho việc viết các biểu mẫu, quy trình phù hợp, viết tài liệu giải pháp để chuẩn bị cho giai đoạn kiểm thử.

Các nội dung khảo sát xoay quanh: Quản lý văn bản đến và văn bản đi; Quy trình tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng, nộp tiền; Quy trình nghỉ phép và chấm công bổ sung; Quy trình điều động xe; Quy trình duyệt giá vật tư...

Thực tế, quy trình thanh toán sẽ bắt đầu từ CBNV khởi tạo. Quy trình này được chuyển đến Trưởng/ phó bộ phận để xem xét, phê duyệt, sau đó được chuyển tới phòng tài chính, kế toán để kiểm tra, xét duyệt. Nếu không có phát sinh các yêu cầu điều chỉnh, lệnh được chuyển tới Ban giám đốc phê duyệt để tiến hành thanh toán.

Quy trình thanh toán sẽ được áp dụng trên hệ thống E - Offfice

Theo đại diện Ban Công nghệ và Chuyển đổi số, mục tiêu của việc khảo sát lần này là để nắm bắt được thực tế các quy trình trước đây vận hành như thế nào, từ đó thống nhất lại các quy trình, phân hệ một cách hợp lý, phù hợp với thực tiễn trước khi số hóa và đưa theo kế hoạch đào tạo UAT (môi trường kiểm thử).

Sau khi số hóa xong các quy trình, CBCNV sẽ được tranning cách đăng nhập vào hệ thống, biết cách soạn thảo, trình ký, phê duyệt và phát hành văn bản đi; hiểu và biết cách thực hiện quy trình thay thế V-office và các nghiệp vụ liên quan… Trong quá trình sử dụng các CBNV sẽ thực hiện song song theo quy trình cũ và trên hệ thống E-office, đồng thời đưa ra các ý kiến đánh giá trước khi đưa lên hệ thống chính thức.

Theo lộ trình, các tính năng của hệ thống sẽ được triển khai theo hai giai đoạn chính. Giai đoạn I: Quản lý văn bản đến, văn bản đi; Số hóa quy trình nghiệp vụ văn phòng; Đặt và quản lý phòng họp. Giai đoạn II: Phân hệ Quản lý thư viện tài liệu tri thức toàn cũng như một số phân hệ khác của hệ thống.

E-Office là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, số hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới văn phòng không giấy (paperless office) thay thế cho hình thức xử lý công việc trên giấy tờ truyền thống.

Theo chị Phan Thị Thảo, phòng hành chính nhân sự Công ty Vận tải biển Hòa Phát cho hay, E-Office rất hữu ích, tối ưu hóa các thao tác trình ký. Các quy trình cũng cụ thể và dễ hiểu. Nếu áp dụng phổ biến sẽ rất thuận tiện cho CBNV. Vận tải biển là ngành đặc thù, khâu mua vật tư cần có thêm quy trình riêng biệt để các đầu công việc trở nên logic và hiệu quả hơn.

Việc triển khai E-Office mang lại các lợi ích như: Xử lý, phê duyệt và phát hành văn bản chính thức nhanh chóng và hiệu quả tới toàn bộ Cán bộ nhân viên trong Tập đoàn; Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ thủ công tại từng đơn vị sang định dạng kỹ thuật số, tăng cường khả năng phối hợp và trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Hỗ trợ đăng ký và quản lý phòng họp, lịch công tác nội bộ từng đơn vị. Xây dựng Thư viện điện tử giúp tổ chức và quản lý tài nguyên tri thức toàn Tập đoàn một cách trực quan, hiệu quả và khoa học.

Dự kiến, thời gian tới, Công ty Vận tải biển Hòa Phát sẽ bước vào giai đoạn đào tạo trước khi chính thức golive hệ thống E-Office.