Kosaido và thành viên Ban dự án xây dựng sơ đồ tổ chức Tập đoàn, sơ đồ tổ chức Tổng Công ty

Chiều ngày 13/1/2022, đối tác Kosaido đã có buổi hướng dẫn cho tất cả các Công ty cấp 1 của Tập đoàn Hòa Phát xây dựng sơ đồ tổ chức. Tham dự có chị Nguyễn Thị Thảo Nguyên - Phó Tổng giám đốc, phụ trách dự án (đại diện Ban Giám đốc các Công ty), Thư ký dự án (trưởng/phó phòng Hành chính, tổ chức của các Công ty), và đại diện các Công ty cấp 2, cấp 3, Kosaido, Ban Triển khai Chuyển đổi số, Ban Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Tập đoàn.

Thông qua sơ đồ tổ chức các công ty gửi từ giai đoạn khảo sát, ông Huỳnh Minh Quốc giải thích các lỗi cần tránh khi xây dựng sơ đồ. Những lỗi này cần phải khắc phục cho giai đoạn số hóa, để hệ thống có thể hoạt động tránh các lỗi phát sinh như treo hay vòng lặp.

Cụ thể, trên cơ sở phân tích sơ đồ tổ chức của một số Công ty, Kosaido đã chỉ ra các hạn chế về việc quản lý chồng chéo cũng như tránh việc các vị trí chức danh như lái xe, tạp vụ ngang cấp với kế toán. Một lỗi khác cần tránh là sơ đồ vị trí phòng ban bị chồng chéo vừa quản lý trực tiếp vừa quản lý gián tiếp, nếu 1 phòng được quản lý bởi 3 cấp thì khi khen thưởng hoặc khi sai phạm sẽ khó xử lý, trách nhiệm thuộc về ai khó phân định…

Kosaido cũng lưu ý các công ty cần chú giải rõ ràng các sơ đồ tổ chức để mọi CBCNV đều có thể đọc hiểu Sơ đồ tổ chức. Ví dụ đường nét liền là quản lý trực tiếp, nét đứt là quản lý gián tiếp, v.v…

Sau phần thảo luận hỏi đáp rất sôi nổi của các công ty, anh Hồ Nam (Kosaido) đã trình bày sơ đồ minh họa mô hình Tập đoàn Hòa Phát và Thép Hòa Phát Hải Dương để hướng dẫn cách vẽ sơ đồ đến công ty cấp 2, 3 tới cấp phòng ban, tổ, bộ phận. Theo Kosaido, một số nguyên tắc cơ bản để xây dựng sơ đồ tổ chức là căn cứ vào thực tế, pháp nhân, phân cấp và phân bậc, nhìn việc không nhìn người.

Tiếp đó, Kosaido phân tích các công việc của nhóm A, phối hợp với Ban Pháp chế Tập đoàn để hoàn thiện các văn bản bộ tài liệu chuẩn hóa của Hòa Phát.

Kết thúc buổi họp, chị Nguyễn Thị Thảo Nguyên, Phó Tổng Giám đốc Tập đoàn chỉ đạo, Ban IT sẽ hỗ trợ các công ty phần mềm, hỗ trợ về hệ thống để xây dựng sơ đồ. Các công ty sẽ gửi toàn bộ nội dung danh mục văn bản chế độ chính sách đang áp dụng của Công ty mình về Ban Dự án và Ban Pháp chế tổng hợp thống nhất. Các công ty trong Tập đoàn cần thực hiện nghiêm túc để đảm bảo đúng thời gian, tiến độ của dự án.

Kosaido cung cấp số hotline: Ông Mạnh Thường: 0973906347 để các công ty khi gặp vướng mắc có thể gọi hỗ trợ.