Công ty Vận tải biển chuẩn bị áp dụng hệ thống E-Office

Nhằm chuẩn bị cho việc go-live (chính thức áp dụng) hệ thống văn phòng điện tử E-Office, Ban Công nghệ và Chuyển đổi số đã phối hợp với Công ty Vận tải biển Hòa Phát tổ chức đào tạo sử dụng E-Office cho đội ngũ “End Users” thông qua hai hình thức trực tiếp và trực tuyến trong tuần qua.

Công ty Vận tải biển chuẩn bị áp dụng hệ thống E-Office

Đối tượng tham gia đào tạo lần này là các nhân viên, chuyên viên và trưởng, phó bộ phận, phòng ban Công ty Vận tải biển Hòa Phát.

Mục đích của buổi đào tạo là phổ biến, hướng dẫn các thao tác, quy trình nghiệp vụ để họ hiểu, nắm rõ quy trình, ứng dụng tại chỗ và hướng dẫn lại cho toàn bộ CBCNV Công ty thực hành để chuẩn bị go – live trong tuần tới.

Sau gần 2 tháng triển khai xây dựng, đến nay, các quy trình thử nghiệm và thực hành đã hoàn tất. Vẫn như các lần đạo tạo trong môi trường kiểm thử trước, buổi đào tạo chuẩn bị cho việc  go- live lần này vẫn xoay quanh và đi vào chi tiết hướng dẫn quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi, các loại ký hiệu chữ văn bản, quy tắc chèn key chữ ký...

Tiếp đó, buổi đào tạo cũng đã hướng dẫn người dùng thực hiện và thao tác quy trình xin nghỉ phép, quy trình đề nghị vật tư nhỏ lẻ, quy trình đề nghị thanh toán...

Tại buổi đào tạo, CBNV Công ty Vận tải biển lưu ý và để lại nhiều đóng góp nhất vào 2 quy trình chính là quy trình đề nghị thanh toán và đề nghị vật tư.

Trong đó, điểm khác biệt ở hai quy trình này so với những Công ty khác và Tập đoàn là ở Công ty Vận tải biển sẽ không có biểu mẫu đề nghị thanh toán.. Vì vậy, khi đề nghị, người dùng sẽ thực hiện thao tác với quy trình trình ký cơ bản để thao tác. Ngoài việc điền các trường dữ liệu thông tin, scan tài liệu, hóa đơn chứng từ, quyết định còn phải đẩy lên hệ thống file đề nghị thanh toán và thực hiện điền đúng thứ tự các key chữ ký để hệ thống nhận diện và trình ký theo đúng tuần tự, quy định.

Đồng thời, tại buổi đào tạo, Ban chuyển đổi số và Công ty Vận tải biển cũng đã thảo luận và đưa ra đề xuất đề nghị vật tư sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Thay vì quy trình vật tư nhỏ lẻ như lúc viết site trước đây, phía Công ty đề xuất nên tách thành 2 biểu mẫu đề nghị là vật tư tàu biển và vật tư văn phòng giúp công việc linh hoạt và dễ quản lý hơn.

Theo đó, E-Office là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, số hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới văn phòng không giấy (paperless office) thay thế cho hình thức xử lý công việc trên giấy tờ truyền thống.

Việc triển khai E-Office mang lại các lợi ích như: Xử lý, phê duyệt và phát hành văn bản chính thức nhanh chóng và hiệu quả tới toàn bộ Cán bộ nhân viên trong Tập đoàn; Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ thủ công tại từng đơn vị sang định dạng kỹ thuật số, tăng cường khả năng phối hợp và trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Hỗ trợ đăng ký và quản lý phòng họp, lịch công tác nội bộ từng đơn vị. Xây dựng Thư viện điện tử giúp tổ chức và quản lý tài nguyên tri thức toàn Tập đoàn một cách trực quan, hiệu quả và khoa học.

Dự kiến, Công ty Vận tải biển sẽ chính thức áp dụng hệ thống từ ngày 15/5/2023.