Giới thiệu về OneDrive

Khi nhắc đến giải pháp ứng dụng văn phòng dựa trên “điện toán đám mây”, không thể không kể đến Office 365 của Microsoft. Tại một số nơi trên thế giới, mức độ phổ biến của Office 365 lớn gấp đôi, thậm chí gấp ba lần G-Suite của Google. Trong bài viết này, Ban Chuyển đổi số sẽ giới thiệu OneDrive cho Doanh nghiệp, một công cụ của bộ Office 365, đang bước đầu được ứng dụng trong Tập đoàn. 

1. OneDrive là gì? 

OneDrive cho doanh nghiệp là một công cụ giúp lưu trữ, truy cập và chỉnh sửa tài liệu nhanh chóng và thuận tiện. Có thể coi OneDrive là một phần ổ cứng của thiết bị với dữ liệu được sao lưu an toàn và có thể được truy cập từ bất kì đâu, trên bất cứ thiết bị kết nối mạng nào như máy tính cá nhân, điện thoại, máy tính bảng, v.v… 

1. Ưu điểm của OneDrive? 

• Khả năng lưu trữ dữ liệu với dung lượng lớn và an toàn

Tài khoản OneDrive cho Doanh nghiệp có dung lượng lưu trữ 1 Terabyte, lớn hơn nhiều so với tải khoản Google Drive mặc định và thậm chí hơn nhiều mẫu máy tính cá nhân. Dữ liệu có thể được sao lưu và đồng bộ hóa tự động từ máy tính lên OneDrive, nên nếu thiết bị cá nhân xảy ra sự cố hỏng hóc, dữ liệu sẽ vẫn được an toàn và CBNV có thể sẵn sàng làm việc ngay trên một thiết bị khác. 

• Khả năng chia sẻ đa dạng

OneDrive hỗ trợ trên 300 loại tệp khác nhau, khiến cho tài liệu văn, mà cả các lưu đồ, slides thuyết trình có thể được lưu trữ, xem hoặc chỉnh sửa dễ dàng. 

Tài liệu được lưu trên OneDrive được phân quyền, chia sẻ theo nhiều hình thức, như qua tên tài khoản người dùng, qua link truy cập tạo cho từng file/ foder, v.v... Với ứng dụng OneDrive trên thiết bị di động, tài liệu bản cứng cũng có thể được scan ngay điện thoại để chia sẻ dạng PDF.  

Người truy cập cũng được phân quyền theo nhiều cấp độ, như chỉ được xem và bình luận, hay được trực tiếp chỉnh sửa tài liệu. 

• Khả năng phối hợp trong công việc

Trước đây CBNV thường tải tài liệu về qua email hay các ứng dụng chat OTT, sau đó cập nhật nội dung và gửi lại để phối hợp công việc. Giờ đây với One Drive, CBNV có thể gửi link truy cập tài liệu cho đối tác bên trong hay bên ngoài Tập đoàn, sau đó cùng làm việc trên một tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng với bộ công cụ của Office 365.  

3. Ứng dụng OneDrive tại các dự án Chuyển đổi số của Tập đoàn.

Nhờ những ưu điểm kể trên, Ban Chuyển đổi số Tập đoàn đã ứng dụng One Drive trong các dự án đang triển khai, đặc biệt là dự án Nhân sự tiền lương.  

Tại giai đoạn khảo sát, toàn bộ dữ liệu khảo sát của các công ty thành viên đã được tổng hợp chia sẻ theo từng đường link theo biểu mẫu của Kosaido cung cấp. Đối tác tư vấn Kosaido có thể dễ dàng truy cập từng tài liệu đã được phân quyền để đưa ra báo cáo tổng hợp, đánh giá hiện trạng nhân sự trong Tập Đoàn. 

Tại giai đoạn Chuẩn hóa đang triển khai từ đầu năm 2022, Kosaido đã đưa ra cây thư mục trên OneDrive, chi tiết theo phân quyền đến từng CBNV các Tiểu ban tại các công ty. Dữ liệu được chuyển tới Ban dự án và Kosaido bảo mật và theo thời gian thực, hỗ trợ rất nhiều trong quá trình triển khai. 

Đặc biệt, với khả năng liên kết vượt trội với các ứng dụng khác trong bộ giải pháp của Microsoft Office, toàn bộ tài liệu sơ đồ tổ chức Tập đoàn dưới định dạng Visio đều có thể dễ dàng được xem, bình luận hay tải về để chỉnh sửa, đẩy nhanh quá trình triển khai dự án. 

 Cây thư mục và dữ liệu được sử dụng trong dự án Nhân sự tiền lương 

Trong bối cảnh trạng thái bình thường mới, việc ứng dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến là điều bắt buộc. Ban Chuyển đổi số sẽ cùng Ban Công nghệ thông tin tiếp tục hỗ trợ CBNV trong Tập đoàn xây dựng thói quen và văn hóa làm việc mới, nằm trong lộ trình Chuyển đổi số tại Tập đoàn.